Podstawowe informacje

Organizacje reprezentujące administratorów lub podmioty przetwarzające dane osobowe mogą opracowywać kodeksy postępowania (art. 40 RODO), aby doprecyzować i ułatwić właściwe stosowanie przepisów RODO w swojej branży. Organ nadzorczy zachęca do podejmowania prac w tym zakresie i jest otwarty na spotkania z inicjatywami pracującymi nad kodeksami postępowania, podczas których istnieje możliwość omówienia zasad i procedur związanych z tworzeniem tych dokumentów.

Przystąpienie do zatwierdzonego przez organ nadzorczy kodeksu postępowania wiąże się z licznymi korzyściami. Podmioty stosujące taki dokument mają zwiększoną gwarancję, że dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z zasadami określonymi zarówno w RODO, jak i w przepisach szczególnych.

Nadzór nad prawidłowym stosowaniem kodeksu sprawuje niezależny podmiot monitorujący kodeks. Oznacza to w praktyce, że np. kontrola podmiotu czy też rozpatrywanie skarg osób, których dane dotyczą, mogą odbywać się bez udziału organu nadzorczego.

Bycie członkiem kodeksu ułatwia i usprawnia także pracę pracowników członka kodeksu. Przepisy takiego dokumentu często bowiem wprost wskazują, jak powinni oni postąpić w konkretnych sytuacjach.

Niewątpliwą korzyścią stosowania kodeksu jest także swoista ochrona w kontekście ewentualnych kar pieniężnych. Organ nadzorczy w razie nakładania na podmiot kary w każdym przypadku bierze bowiem pod uwagę, czy właściwie stosował on zatwierdzony kodeks postępowania, którego jest członkiem.